Geplaatst op
Er is geen bedrijf dat niets heeft aan bedrijfssoftware. Zelfs voor een niet al te grote branche, die van de touroperators, zijn er geschikte systemen op de markt. Vaak komt dit neer op een ERP-systeem waarmee de centrale bedrijfsprocessen in kaart gebracht kunnen worden.
ERP is een afkorting van de term Enterprise Resource Planning en wordt in onze taal ook weleens bedrijfsmiddelen planning genoemd. Iedere organisatie heeft er baat bij om haar middelen zo efficiënt en doelgericht mogelijk in te zetten. De ERP-markt is zowel groot als divers, waardoor er voor ieder bedrijf een geschikte oplossing te vinden is.
De ERP-markt
Er is geen ERP-systeem hetzelfde. Sommige aanbieders hebben systemen ingericht op basis van de behoeften die een branche heeft. Zo hebben bedrijven met een pakhuis vaak dezelfde functionaliteiten binnen het systeem nodig, bijvoorbeeld een module om de voorraad mee te beheren. Deze aanbieders hebben het systeem dusdanig ontworpen, dat deze functionaliteiten er dus al bij zitten. Andere aanbieders zijn bijvoorbeeld weer heel flexibel en kunnen voor u vanaf het begin een oplossing ontwerpen die precies op uw wensen en behoeften aansluit.
Het verschilt per leverancier dus enorm wat u van het systeem kan verwachten. Wat veel moderne ERP-oplossingen wel bevatten, is een holistische indeling. Dit houdt in dat ze vaak ook gecombineerd worden met andere systemen, bijvoorbeeld met één voor Customer Relationship Management (CRM). Toch is het altijd aan te raden om bij uw leverancier te checken of andere systemen ook op technisch vlak gecombineerd kunnen worden met het ERP. Dat is namelijk de enige manier om ervoor te zorgen dat de afzonderlijke systemen naadloos informatie met elkaar uit kunnen wisselen.
Data wordt ook wel de olie van de 21e eeuw genoemd, dus het is belangrijk dat alle afdelingen beschikken over de juiste gegevens en deze ook met elkaar kunnen uitwisselen. Als de systemen dit niet mogelijk maken, dan kunnen de processen niet efficiënt op elkaar aansluiten en leidt dit uiteindelijk alleen maar tot meer moeite en een grotere kans op fouten.
Software vergelijken om het perfecte systeem te vinden
Bedrijven die op zoek zijn naar (nieuwe) ERP-software moeten niet meteen in zee gaan met de eerst de beste optie die ze tegenkomen. In plaats daarvan moeten ze zich bezighouden met het in kaart brengen van hun eigen processen, hiervoor gebruikt men vaak een specificatieblad. Vanuit die stap kan gekeken worden welke ERP-software geschikt is en hier het beste op aansluit. Het specificatieblad dient als basis voor het selectieproces. Pas nadat u uw eigen processen duidelijk en overzichtelijk in kaart hebt gebracht, kan u beginnen met het vergelijken van leveranciers.
Online zijn allerlei tools voor het vergelijken van leveranciers. Hier kan u invullen in welke branche u actief bent, wat de omvang van uw organisatie is, wat voor budget u beschikbaar heeft voor de software en nog veel meer belangrijke punten om rekening mee te houden.
Software voor touroperators
Aan de basis van het selectieproces staat het vaststellen van de branche waarin u zich bevindt. In het geval van touroperators is het dus de bedoeling dat u op zoek gaat naar branchespecifieke systemen, ontwikkeld voor de toeristische sector (dit valt meestal onder de culturele sector). Deze systemen zouden alle belangrijke functies en modules voor deze sector moeten bevatten.
Zo zullen de meesten waarschijnlijk beschikken over een Customer Relationship Management-module. Voor ieder klantgericht bedrijf is het namelijk belangrijk om de doelgroep beter te begrijpen, om zo in te kunnen spelen op hun behoeften. Als u weet waar uw klanten behoefte aan hebben, kan u deze mogelijkheid aangrijpen om hen op het juiste moment te targeten met relevante aanbiedingen. Zo versterkt men de klantloyaliteit, iets waar ieder bedrijf zich op zou moeten focussen. Het werven van nieuwe klanten is namelijk vele malen duurder dan het behouden van een bestaande klant.
Case Study: Personal Touch Travel – Uniconta
Voor wie zich geïnspireerd voelt nemen wij een korte blik op een case study van José Keijman, die persoonlijk reisadvies biedt. Niet helemaal een touroperator, maar waarschijnlijk komen de behoeften van deze professie grotendeels overeen.
Als onderdeel van de Personal Touch Travel-franchise was het voor de zelfstandige ondernemer een flinke taak om aan het einde van de maand haar administratie in orde te maken. De doelen van de implementatie van het nieuwe ERP-systeem waren dus: a) tijd besparen op administratie en b) overal toegang hebben tot de administratie. Aan het einde van de zoektocht was José voldaan: ERP-leverancier Uniconta heeft haar voorzien van een systeem dat precies aansluit op haar behoeften.
Bent u benieuwd naar het volledige verhaal? Klik dan hier om meer te lezen.